Après avoir fait le tour des outils d’organisation que je maîtrisais et après avoir sondé les femmes ambitieuses de mes réseaux pro, voici une liste de solutions pour optimiser ton organisation  !

 

Photo afabulousfete.com

Mais avant tout : tu en es sûrement consciente, nous avons toutes des façons de nous organiser qui nous sont propres, des modes de fonctionnement différents et il n’y a pas d’outil miracle en soi !

Ceci dit, ce peut être intéressant d’explorer de nouvelles méthodes, de tester des techniques jusqu’alors inconnue, si elles peuvent nous aider à optimiser davantage notre emploi du temps, à profiter au mieux de chaque moment, des ressources et des idées dont on dispose !

Sans pour autant viser une perfection fantasmée, on peut toujours être plus efficace, plus organisée, plus sereine dans l’accomplissement de nos projets, ou du moins, prendre plus de plaisir à les réaliser.

>>> C’est peut-être ce vers quoi l’un de ces outils d’organisation pourra t’amener…

Découvre comment d’autres femmes entrepreneures concilient leur vie privée avec leurs vies professionnelles palpitantes via un e-book collaboratif qui t’es offert ici !

Dans cette liste, tu y trouveras des témoignages d’expérience, des conseils, des pistes à explorer, des outils version papier ou numérique et pour tous les budgets !

Le but : que tu puisses découvrir de nouveaux outils et choisir ce qui te correspond le mieux, en fonction de tes besoins et de tes goûts.

Mais d’abord, j’en profite pour te souhaiter une très belle année 2016 !

Que cette année te permette de t’accomplir chaque jour un peu plus et de rayonner autour de toi !

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C’est parti pour la liste des outils :

1. L’agenda, le planner, ou le petit carnet classique

Tout simplement, si ces supports fonctionnent pour toi, pourquoi changer un outil que tu affectionnes ?

Ce qui est possible en revanche, c’est de tester d’autres façons de les utiliser :

 

>>> Les petits carnets

• Par exemple, en faisant d’un simple carnet, un « Bullet Journal« . J’ai trouvé un article sympa ici, sur le blog l’Accro à l’organisation,  qui t’expliquera mieux que moi de quoi il s’agit car je ne maîtrise pas encore…

Mais pour résumer, il s’agit de regrouper dans un même endroit, to do lists, objectifs, inspiration, idées etc. comme en témoignent Stéphane H. et Amélia du blog Plume à Plume.

• Pour ma part, j’ai toujours près de moi un petit carnet, dans mon sac ou sur mon bureau, dans lequel je note mes idées. C’est indispensable pour ne pas laisser trop d’onglets ouverts dans ma tête !

Il m’arrive d’avoir un tas d’idées, de projets à la minute et de vouloir tout faire en même temps (donc pas forcément bien!). Le seul moyen efficace pour moi, c’est de recueillir tout ça dans un carnet.

Une fois que l’idée en question est écrite, je peux passer à autre chose ou revenir à mon travail sans avoir peur de l’oublier.

 

>>> Les agendas & planners

• Bien plus complet qu’un agenda lambda, plusieurs ambitieuses telles qu’ Anne-Lise (Rose de Biboun) recommandent Mon Petit Organisateur de Vie, crée par Sixtine, de Com.16.

Pour l’avoir déjà eu entre les mains, c’est un agenda astucieux très complet, pour organiser vie privée et vie pro à la fois ! Tu y trouveras de quoi tenir ton budget, ton agenda, tes « to do lists », et bien d’autres choses utiles… Il se présente sous forme de semestres, il coûte 28 Euros et est en vente ici, si tu veux en savoir plus.

• Dans le même style, il y a le fameux Filofax, que recommande Stéphane H : un organiseur dans lequel on peut ranger un tas de choses et customiser à souhait ! L’avantage, c’est qu’il est rechargeable d’années en années !

• Et si tu utilises un simple agenda papier basique, ne te sens pas « as been » ! Il convient parfaitement à bon nombre d’entre nous (moi la première !) comme en témoigne d’ailleurs Marianne de l’agence de conseil Marianne Europe ou Véronique du site Écrire un livre pratique. Cette dernière a d’ailleurs eu la bonne idée de prendre des agendas allant de août à août, pour éviter d’avoir à jongler entre deux en décembre, au moment le plus chargé de l’année, afin de limiter les erreurs.

Sandrine, de Un carnet, des idées, pense que « l’agenda est l’outil n°1 pour l’organisation… Je reste une totale adepte du papier, mais après, c’est personnel (…) J’ai justement créé un agenda 2016 complet et totalement gratuit pour s’organiser cette année à venir, et je le partage avec plaisir » ⇒ par ici.

• Utiliser un agenda peut aussi aider à réduire son stress ! Et pourquoi pas ? C’est que que nous explique Fatou du blog Happiness No Stress avec la technique de l’agenda, ici.

 

>>> Côté gadgets

• Si tu as une mémoire visuelle, tu peux aussi aller chercher du côté des stickers et des « printables », de quoi colorer, customiser et organiser davantage ton agenda ou ton calendrier.

Tu pourras trouver des choses aussi originales que pratiques comme pour penser à s’hydrater, rester motivée dans son travail grâce à des citations, s’organiser dans son programme de perte de poids, d’alimentation, etc.

J’en ai trouvé tout un tas sur Etsy, ici en recherchant « stickers planner ».

 

• Tu peux aussi tout simplement utiliser quelques rouleaux de masking tape pour mettre de la couleur dans ton agenda ou planner et rendre le tout visuellement plus parlant et plus percutant

 

2. Le calendrier mural

Pratique, pour avoir une vision globale des choses à faire, des évènements à venir, des vacances, des rdv, etc…

Au moins, il est visible en permanence ! Selon l’usage que tu en fais, ce peut être un bon moyen pour que tous les membres de ton foyer puissent être au courant du planning de tout le monde…

Pour aller plus loin, tu peux aller dénicher des idées sur Pinterest, par exemple sur mon tableau « organisation », ici, où tu trouveras différentes façons de concevoir le calendrier mural.

Par exemple, sous forme de cases en ardoise…

Ou encore sous forme de feuille volante, simplement imprimée et clipsée dans un porte-bloc fixé au mur…

Si l’idée te tente, tu trouveras facilement sur le net des calendriers gratuits à imprimer mois par mois. Par exemple, j’en ai trouvé un sympa (en anglais), ici : https://shortstopdesigns.files.wordpress.com/2015/12/calendar-blog-2016.pdf  

• De la même façon, tu peux trouver des « printables » très pratiques pour les listes, les penses-bêtes, etc ! Personnellement, je suis une grande adepte des listes en tout genre, pour désencombrer mon esprit, anticiper et éviter d’oublier un tas de choses !

À afficher sur ton frigo, à épingler sur ton mood board, ou à insérer dans ton portefeuille ou ton planner…

D’ailleurs, je t’en offre un, que j’appelle un « plan de travail » pour organiser ton travail et tes activités de la semaine… En prime, tu auras accès à des conseils pour le remplir et mettre ainsi en place une routine de travail productive et zen. Ces conseils sont issus de la formation « Entrepreneures, comment planifier son travail et ses projets ? »

>>>Tu peux le télécharger et l’imprimer juste là ! <<<

 

3. Organisation spéciale $$$

Je suis allée demander à Marina, du site l’Accro du Budget, ce qu’elle conseillait d’utiliser pour faire ses comptes :

 » Je conseille de prendre le support sur lequel on est le plus à l’aise : papier ou pc, l’important est vraiment d’avoir un support qui colle à son quotidien.

En effet, je conseille de faire ses comptes (surtout vérifier son budget) une fois par semaine, pour pouvoir rectifier au besoin avant la fin du mois.

Je peux conseiller l’appli « Gérer mes comptes » que je trouve très bien faite, intuitive et très personnalisable : essentielle pour avoir un budget qui TE parle.

Si on veut faire ses comptes sur papier, il faut deux types de documents : le carnet de comptes où on note, au jour le jour, les montants dépensés avec le solde bancaire en fin de ligne, et un budget que l’on actualise toutes les semaines. »

 

4. Pour les ambitieuses 2.0

 

>>> Wunderlist : Pour aider à la gestion des tâches professionnelles et personnelles. Une appli recommandée par quelques unes… Elle « se synchronise sur tous les appareils et permet les to-do lists partagées avec rappels et la programmation de tâches récurrentes, on peut y adjoindre notes, documents, et sous-tâches, c’est très bien fichu » d’après Stéphane H.

Amélia l’utilise « pour la gestion de listes au long cours (films à voir, livres à lire, endroits à visiter…) »

Karin T. l’a découvert depuis peu, et lui « permet de coupler les to-list à l’agenda Google », elle est  » encore en phase de test mais c’est encourageant ».

Pour en savoir plus, c’est par ici !

 

>>> Google agenda

Un outil assez répandu pour optimiser ses journées, à découvrir ici.

Amélia l’utilise  » pour la gestion quotidienne de son planning » tout comme Christelle du blog TaEra, sur son PC. Elle utilise l’équivalent sur son Ipad, l’appli Tiny Calendar « en version payante car après avoir longtemps utilisé des versions gratuites, j’ai réalisé que ces outils étaient tellement vitaux pour moi que je pouvais bien payer un peu ».

 

>>> La technique Pomodoro

Si tu ne connais pas, une vidéo (en anglais) l’explique très bien ici. Mais grosso modo, il s’agit de définir le temps nécessaire à la réalisation de différentes tâches, pour ensuite les chronométrer, éviter ainsi de se disperser et gagner en efficacité.

De nombreuses applis permettent de mettre en œuvre cette technique, recommandée entre autres par Joanne Tatham, qui n’utilise que peu d’outils d’organisation mais qui juge celle-ci efficace lorsqu’elle a du mal à se mettre au boulot. Par Lamia de Sep’Possible également, qui a l’appli sur son iphone et qui lui est indispensable : « elle est mon outil anti procrastination, un très bon élément de motivation », ce qui lui permet une « vision d’ensemble très claire aussi ».

Enfin, selon Stéphane H « les applis pomodoro permettent de coupler un timer avec une liste de tâches. J’utilise ça pour les journées « Rush » où il ne faut pas se laisser distraire. »

 

>>> Trello

À découvrir ici, utilisé notamment par Hanne du site Have it !  pour « organiser et hiérarchiser des tâches ».  Amandine de l’agence de conseil en stratégie de marque Made with Curiosity dit l’utiliser « lorsque l’on doit partager des éléments d’un projet avec quelqu’un : je travaille sur la création d’un évènement avec 10 autres personnes (et chaque jour le nombre augmente), c’est très pratique ! Et je pense que je vais l’utiliser dorénavant même quand nous ne serons que 2″.

L’outil Asana, dans le même genre, a également été évoqué par Marie  » top pour se répartir les tâches en équipe ».   >>> Evernote

Un outil dont beaucoup d’ambitieuses sont fan telles que Sarah du blog Super Créative, Amandine, Hélène … C’est la version numérique du petit carnet mais en plus mieux 😉

Isandre du blog La Plume d’Isandre, en témoigne :  » Ça me permet de mettre de côté les articles que je veux lire plus tard ou que je veux pouvoir retrouver. On peut se faire des carnets selon les thèmes que l’on souhaite. »

Christelle l’utilise entre autres « pour stocker toutes les informations dont j’ai besoin dans ma vie, que ce soit des idées pour les prochaines vacances, ou les copies des contrats d’assurance ! »

 

>>> Nozbe

Un outil qu’affectionne Christelle : « (assez cher, il faut le dire). Il te permet de gérer des tâches isolées, mais aussi par projets. Tu peux y introduire des tâches récurrentes, comme prendre le RV chez le dentiste … ou publier ton prochain post. Plus rien dans la tête, tout dans Nozbé ! En plus, il est intégré avec Evernote et Dropbox, tu peux joindre notes et documents qui s’y trouvent. »

 

>>>Feedly

Très utilisé pour la veille de blog, entre autres, par Marina L’Accro du Budget ou encore par Sonia de Business Girl Academy, comme elle l’explique ici.

Cet outil permet de ne rien rater de ce qui se passe sur le net, en fonction de tes centres d’intérêt.

Dans le même style, tu peux aussi regarder du côté de Netvibes.

 

>>> Habitica

On termine avec un outil des plus originaux, pour se motiver à accomplir toutes sortes de tâches !

C’est ce que m’a fait découvrir Amélie Ely Ellana de Laboratorium 1834 : «  j’ai découvert un site/appli très sympa et qui parle à mon côté geek : Habit RPG (aussi appelé Habitica). C’est un système de to-do list avec plusieurs catégories : les choses occasionnelles, les choses à faire chaque jour, les choses qui apportent des bonus si tu les fais, les choses avec une échéance. Et à chaque chose cochée, on acquiert des points, de l’expérience et parfois des objets, un peu comme dans un jeu vidéo. On monte les niveaux, on débloque des œufs qui nous permettent de faire naître des montures, on joue avec des amis ce qui nous permet d’accomplir des quêtes ensemble, on achète des potions, une armure pour notre petit avatar, etc. Bref, royalement inutile, mais je m’en sers comme petite astuce pour me pousser un peu à faire les choses depuis septembre, et à l’heure qu’il est, je suis au niveau 37 ^^. Niveau orga, c’est devenu l’endroit où je note tout ce à quoi je dois penser, j’ai rarement oublié aussi peu de choses ! Je checke le matin, ça me fait me souvenir de ce que je dois faire dans la journée, et voilà, je coche le soir, et c’est fait ! C’est un gain de temps sans être le méchant post-it que tu as en vue toute la journée et qui te rappelle ce que tu n’a pas fait. Simple, mais assez addictif « .

 

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Un grand merci à toutes celles qui ont répondu présentes pour parler de leurs outils préférés !

 

J’espère que cette liste (non-exhaustive) te donnera envie d’en tester certains…

Peut-être qu’aucun d’entre eux ne te conviendra et si tu t’en sors autrement, c’est ok ! Entre nous, j’utilise très peu de ces outils, je privilégie une organisation plus naturelle, plus intuitive…

Je suis convaincue que le principal est avant tout d’identifier POURQUOI tu as besoin de t’organiser, qu’est-ce que cela te permet d’obtenir et à défaut, qu’est-ce que tu risques…

C’est pourquoi, pour aller plus loin, je te propose dans la formation « Entrepreneures, comment planifier son travail et ses projets », une série de principes simples à t’approprier et à transposer quelque soit ton activité, ta situation ou tes contraintes.

Il s’agit de te donner les clés d’une organisation productive, grâce à laquelle tu seras satisfaite et sereine, quelques soient les outils concrets que tu décides d’utiliser.

 

Pour finir, j’espère que ce partage te sera profitable d’une façon ou d’une autre. Le principal, c’est que tu trouves au final ce qui te convient le mieux pour t’aider à optimiser ton temps, économiser ton énergie, augmenter ta productivité, ton efficacité, avancer dans tes projets et bien sûr, être plus sereine au quotidien !

 

>>> Surtout, n’hésite pas à apporter ton avis, ton retour d’expérience sur certains outils d’organisation évoqués ou à présenter d’autres solutions en commentaire ci-dessous pour enrichir cette liste !